Regulamin świadczenia usługi MedNotka

§ 1. Kto świadczy usługę

1. Usługę świadczy MedNotka — operator serwisu mednotka.pl (dalej: „Usługodawca”, „my”).
2. Kontakt we wszystkich sprawach, w tym w sprawie reklamacji: contact@mednotka.pl.
3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Udostępniamy go bezpłatnie na stronie mednotka.pl/regulamin/ w formie, która pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować.

§ 2. Definicje

Usługa, MedNotka

— aplikacja internetowa Usługodawcy opisana w § 3. Na podstawie nagrania rozmowy z pacjentem przygotowuje szkic dokumentacji medycznej i proponuje kody.

Klient, Ty

— przedsiębiorca, który zawiera z nami umowę: lekarz wykonujący zawód w ramach praktyki zawodowej albo podmiot leczniczy (np. przychodnia, gabinet, centrum medyczne).

Użytkownik

— lekarz, któremu Klient udostępnił konto w MedNotce. Gdy Klientem jest lekarz prowadzący własną praktykę, Klient i Użytkownik to ta sama osoba.

Konto

— indywidualny dostęp Użytkownika do MedNotki.

Notatka

— dokument przygotowany w MedNotce na podstawie wizyty, np. opis wizyty lub list, wraz z proponowanymi kodami.

Szkic

— Notatka przygotowana przez MedNotkę, zanim lekarz ją sprawdzi i zatwierdzi. Po zatwierdzeniu Notatka ma oznaczenie „Szkic AI, zatwierdzony przez lekarza” (§ 4 ust. 2).

Plan

— wariant Usługi wybrany przez Klienta: Darmowy, Solo albo Praktyka (§ 6).

System gabinetowy

— oprogramowanie, w którym Klient prowadzi dokumentację medyczną (np. drEryk/eGabinet, Aurero, Medyc, MEDchart).

Umowa powierzenia

— umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana między Klientem a Usługodawcą zgodnie z art. 28 RODO (§ 9).

RODO

— rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Umowa

— umowa o świadczenie Usługi zawarta między Klientem a Usługodawcą na warunkach tego regulaminu.

§ 3. Co robi MedNotka

1. MedNotka nagrywa rozmowę lekarza z pacjentem w gabinecie, zamienia ją na tekst (rozpoznaje mowę po polsku, także fachowe słownictwo medyczne) i na tej podstawie przygotowuje Szkic Notatki z wizyty.
2. Do Szkicu MedNotka proponuje kody ICD‑10 i ICD‑9‑PL na podstawie treści notatki. Lekarz zatwierdza każdy kod osobno, może go zmienić albo odrzucić.
3. Zatwierdzoną Notatkę można wyeksportować jako dokument PIK HL7 CDA zgodny ze Schematronem Centrum e‑Zdrowia (CeZ) dla dokumentu „Konsultacja lekarska” (wersja 1.3.2) oraz jako PDF.
4. Zatwierdzoną Notatkę można jednym kliknięciem przesłać do Systemu gabinetowego drEryk/eGabinet, Aurero, Medyc lub MEDchart. Dokumentację podpisuje lekarz w Systemie gabinetowym, a raport o zdarzeniu medycznym do platformy P1 wysyła System gabinetowy Klienta. MedNotka nie podpisuje dokumentów w imieniu lekarza ani sama nie wysyła raportów do P1.
5. Nagranie dźwięku jest usuwane po zamianie na tekst. Dane pacjentów przetwarzamy wyłącznie w Unii Europejskiej.
6. MedNotka nie stawia diagnoz ani nie sugeruje leczenia — porządkuje dokumentację i proponuje kody do zatwierdzenia przez lekarza.
7. MedNotka działa w chmurze. Nie instalujemy niczego na komputerach ani serwerach w placówce Klienta.
8. Usługodawca nie jest podmiotem leczniczym i nie udziela świadczeń zdrowotnych.

§ 4. Lekarz zatwierdza każdą notatkę i każdy kod

1. Wszystko, co przygotowuje MedNotka, jest Szkicem. Lekarz czyta Szkic, poprawia go w razie potrzeby i zatwierdza. Każdy proponowany kod lekarz zatwierdza osobno.
2. Notatki zatwierdzone przez lekarza mają oznaczenie „Szkic AI, zatwierdzony przez lekarza”, czyli informację, że tekst przygotowała AI, a lekarz go sprawdził i zatwierdził. Nie usuwaj ani nie zmieniaj tego oznaczenia.
3. Za treść dokumentacji medycznej, w tym za zatwierdzone kody, odpowiada lekarz. Lekarz i Klient pozostają odpowiedzialni za dokumentację medyczną, jej zgodność z przepisami oraz za dane wysyłane z Systemu gabinetowego do P1 i płatników.
4. Nie kopiuj do Systemu gabinetowego ani nie wydawaj pacjentowi treści Szkicu, którego lekarz nie przeczytał i nie zatwierdził.

§ 5. Rejestracja i dostęp

1. Rejestracja odbywa się przez formularz na stronie mednotka.pl. Wysłanie formularza oznacza rejestrację w Planie Darmowym i akceptację tego regulaminu.
2. Dane dostępu do Konta wysyłamy na adres e‑mail podany w formularzu w ciągu 24 godzin. Umowa zostaje zawarta z chwilą wysłania przez nas tych danych.
3. Usługa jest przeznaczona dla lekarzy i placówek medycznych prowadzących działalność gospodarczą. Rejestrując się, potwierdzasz, że jesteś lekarzem albo działasz w imieniu placówki medycznej i masz do tego upoważnienie, a dane podane w formularzu są prawdziwe. Osoba, która nie jest przedsiębiorcą, nie może zarejestrować się w MedNotce.
4. Każde Konto jest przypisane do jednego lekarza. Nie udostępniaj danych logowania innym osobom. Jeśli podejrzewasz, że ktoś niepowołany uzyskał dostęp do Konta, napisz do nas od razu.
5. Przejście na Plan płatny lub dodanie kolejnych lekarzy zamawiasz e‑mailem na contact@mednotka.pl. Potwierdzamy zamówienie e‑mailem; od tej chwili obowiązuje nowy Plan.

§ 6. Plany i ceny

1. Ceny są cenami netto. Doliczamy podatek VAT w stawce 23%.
2. Przy płatności za cały rok z góry płacisz za 10 miesięcy zamiast 12 (ok. 17% mniej).
3. Limit 30 notatek miesięcznie dotyczy Planu Darmowego. Po jego wyczerpaniu nowe Notatki można tworzyć od początku kolejnego miesiąca kalendarzowego albo po przejściu na Plan płatny. Notatki utworzone wcześniej pozostają dostępne.
4. Plany płatne nie mają miesięcznego limitu Notatek. Obowiązuje zasada uczciwego korzystania: korzystanie z Usługi powinno odpowiadać zwykłej pracy lekarzy objętych Planem. Jeśli wyraźnie od niej odbiega, najpierw kontaktujemy się z Klientem, zanim cokolwiek zmienimy.
5. Plany płatne rozliczamy z góry: miesięcznie albo rocznie. Wystawiamy fakturę VAT i wysyłamy ją e‑mailem. Termin płatności jest podany na fakturze.
6. W Planie Praktyka opłata zależy od liczby lekarzy z aktywnym Kontem. Za lekarza dodanego w trakcie okresu rozliczeniowego naliczamy opłatę proporcjonalnie do liczby pozostałych dni.
7. Jeśli opłata nie wpłynie w terminie, wyślemy przypomnienie. Gdy płatność nie wpłynie w ciągu 14 dni od przypomnienia, możemy ograniczyć Konto do Planu Darmowego. Dane nie są wtedy usuwane.
8. O zmianie cen informujemy e‑mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Nowa cena obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego; opłacony już okres rozliczamy po dotychczasowej cenie.

§ 7. Wymagania techniczne

Aby korzystać z MedNotki, potrzebujesz:

• komputera lub innego urządzenia z aktualną wersją przeglądarki internetowej (np. Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript;
• stabilnego połączenia z internetem;
• mikrofonu (wbudowanego lub zewnętrznego) i zgody przeglądarki na jego użycie;
• aktywnego adresu e‑mail.

Do przesyłania Notatek jednym kliknięciem potrzebny jest dodatkowo dostęp do jednego z obsługiwanych Systemów gabinetowych.

§ 8. Zasady korzystania

1. Nie wolno dostarczać do MedNotki treści o charakterze bezprawnym ani używać jej w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub tym regulaminem.
2. Nagrywaj wizytę tylko wtedy, gdy pacjent wie o nagrywaniu. Klient odpowiada za poinformowanie pacjentów o nagrywaniu i przetwarzaniu ich danych. Pacjent może się nie zgodzić — wtedy lekarz nie nagrywa wizyty. Wzór informacji do wydrukowania udostępniamy na stronie Informacja dla pacjenta.
3. Nie wolno próbować obchodzić zabezpieczeń, testować podatności bez naszej zgody, zakłócać działania Usługi ani odsprzedawać dostępu do niej.
4. Prawa do oprogramowania MedNotka należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców. Na czas trwania Umowy otrzymujesz niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Usługi na potrzeby swojej działalności. Notatki i dane, które wprowadzasz, należą do Ciebie.

§ 9. Dane pacjentów i umowa powierzenia

1. Administratorem danych pacjentów jest Klient. Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie w imieniu Klienta i na jego polecenie, jako podmiot przetwarzający.
2. Umowa powierzenia jest załącznikiem do tego regulaminu. Wysyłamy ją Klientowi przy zakładaniu Konta oraz na każde żądanie. Zawieramy ją w formie elektronicznej razem z Umową (§ 5 ust. 2), więc obowiązuje, zanim nagrasz pierwszą wizytę. Placówka może też zawrzeć z nami osobną umowę powierzenia na własnym wzorze.
3. Przy świadczeniu Usługi korzystamy z podmiotów, które przetwarzają dane pacjentów w naszym imieniu (dalej: „podprzetwarzający”). Wszystkie przetwarzają dane w Unii Europejskiej:
   • hosting — Scaleway (UE, centrum danych w Warszawie);
   • zamiana mowy na tekst — model Whisper uruchamiany na naszych serwerach (w Scaleway), bez przekazywania nagrań innemu dostawcy;
   • model AI, który przygotowuje Szkic i propozycje kodów — Mistral AI (Francja).
   Ta sama lista jest w Umowie powierzenia. O planowanej zmianie podprzetwarzających informujemy wcześniej, a Klient może się jej sprzeciwić na zasadach z Umowy powierzenia.
4. Nagranie dźwięku jest usuwane po zamianie na tekst. Dane pacjentów przetwarzamy wyłącznie w Unii Europejskiej. Notatki są szyfrowane, a dane każdego Klienta są oddzielone od danych innych Klientów.
5. Dane Klienta i Użytkowników (np. imię, nazwisko, adres e‑mail) przetwarzamy jako administrator na zasadach opisanych w polityce prywatności.

§ 10. Dostępność usługi i bezpieczeństwo

1. Dbamy, aby MedNotka działała bez przerw. Prace techniczne planujemy w miarę możliwości poza godzinami pracy gabinetów i zapowiadamy je e‑mailem, jeśli mogą trwać dłużej niż godzinę.
2. Korzystanie z usług przez internet wiąże się z zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, próby przejęcia haseł (phishing) czy nieuprawniony dostęp do niezabezpieczonego urządzenia. Aby je ograniczyć: używaj aktualnej przeglądarki i systemu, nie zostawiaj zalogowanego Konta na wspólnym komputerze bez nadzoru i sprawdzaj, czy wiadomości od nas pochodzą z domeny mednotka.pl. Nigdy nie prosimy o podanie hasła e‑mailem.

§ 11. Reklamacje

1. Jeśli MedNotka nie działa tak, jak opisuje to regulamin, zgłoś reklamację e‑mailem na contact@mednotka.pl.
2. Napisz, którego Konta dotyczy reklamacja (adres e‑mail), co się stało i kiedy oraz czego oczekujesz. Nie dołączaj do reklamacji danych pacjentów — opisz problem bez nich.
3. Potwierdzimy otrzymanie reklamacji i odpowiemy na nią e‑mailem w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Jeśli potrzebujemy więcej informacji, poprosimy o nie; termin biegnie wtedy od ich otrzymania.
4. Jeśli uznamy reklamację, usuniemy problem, a gdy dotyczył okresu płatnego i uniemożliwiał korzystanie z Usługi — obniżymy opłatę proporcjonalnie do czasu niedostępności.

§ 12. Czas trwania i rozwiązanie umowy

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
2. Plan Darmowy możesz wypowiedzieć w każdej chwili, bez okresu wypowiedzenia — wystarczy e‑mail na contact@mednotka.pl.
3. Plan płatny możesz wypowiedzieć w każdej chwili e‑mailem. Wypowiedzenie działa z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego (miesiąca albo roku). Do tego dnia możesz korzystać z Usługi. Za niewykorzystaną część opłaconego okresu nie zwracamy opłaty, chyba że przepisy lub ten regulamin stanowią inaczej.
4. Możemy wypowiedzieć Umowę z 30-dniowym okresem wypowiedzenia z ważnej przyczyny, np. zakończenia świadczenia Usługi. Jeśli wypowiadamy Plan opłacony z góry, zwracamy opłatę za okres po rozwiązaniu Umowy.
5. Możemy rozwiązać Umowę bez okresu wypowiedzenia, jeśli Klient rażąco narusza regulamin (np. dostarcza treści bezprawne, udostępnia Konto osobom nieuprawnionym, próbuje obejść zabezpieczenia) i mimo wezwania nie zaprzestaje naruszeń. Wezwanie nie jest potrzebne, jeśli ze względu na wagę naruszenia byłoby bezcelowe.
6. Przez 30 dni od rozwiązania Umowy możesz pobrać swoje Notatki (CDA lub PDF). Następnie usuwamy dane zgodnie z Umową powierzenia, chyba że przepisy nakazują nam je przechowywać dłużej.

§ 13. Odpowiedzialność

1. Odpowiadamy za to, aby MedNotka działała zgodnie z tym regulaminem.
2. Nie odpowiadamy za:
   • a) treść dokumentacji medycznej i kody zatwierdzone przez lekarza;
   • b) decyzje medyczne lekarza;
   • c) skutki użycia treści Szkicu przed jego zatwierdzeniem, wbrew § 4 (np. po ręcznym skopiowaniu);
   • d) działanie Systemów gabinetowych, platformy P1 i innych usług, których nie świadczymy.
3. Nie odpowiadamy za utracone korzyści Klienta. Nasza łączna odpowiedzialność wobec Klienta z tytułu Umowy jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które spowodowało szkodę.
4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani innych przypadków, w których przepisy nie pozwalają ograniczyć odpowiedzialności. Odpowiedzialność z tytułu przetwarzania danych osobowych określa Umowa powierzenia i RODO.
5. Prawo do reklamacji z § 11 przysługuje każdemu Klientowi; osobom, o których mowa w § 14, przysługują ponadto uprawnienia z § 14.

§ 14. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta

1. Ten paragraf dotyczy osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (np. lekarza z własną praktyką), która zawiera Umowę bezpośrednio związaną ze swoją działalnością, ale — jak wynika z treści Umowy, w szczególności z przedmiotu tej działalności udostępnionego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej — Umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
2. Wobec takiej osoby stosuje się przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych (art. 385¹–385³ Kodeksu cywilnego) oraz przepisy ustawy o prawach konsumenta o prawie odstąpienia od umowy zawartej na odległość i o zgodności usługi cyfrowej z umową (rozdziały 4 i 5b).
3. Taka osoba może odstąpić od Umowy bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od jej zawarcia, wysyłając oświadczenie e‑mailem na contact@mednotka.pl. Jeśli na jej wyraźne żądanie zaczęliśmy świadczyć płatną Usługę przed upływem tego terminu, płaci ona za okres do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny Planu. Zwrot pozostałej kwoty wysyłamy w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia. Taka osoba może skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia od umowy (załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta), ale nie musi. Płatną Usługę przed upływem 14 dni zaczynamy świadczyć tylko na wyraźne żądanie takiej osoby, które potwierdzamy e‑mailem.
4. Postanowienia regulaminu ograniczające odpowiedzialność (§ 13) i inne postanowienia nie obowiązują wobec takiej osoby w zakresie, w jakim byłyby niedozwolone lub mniej korzystne niż przepisy wymienione w ust. 2.

§ 15. Zmiany regulaminu

1. Możemy zmienić regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu działania Usługi, zmiany cen albo potrzeby poprawy bezpieczeństwa danych.
2. O zmianie informujemy e‑mailem i na tej stronie co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (przy zmianie cen — 30 dni, zob. § 6). Opisujemy, co się zmienia.
3. Jeśli nie akceptujesz zmiany, możesz wypowiedzieć Umowę przed dniem wejścia zmiany w życie. Za okres opłacony z góry po rozwiązaniu Umowy zwracamy wtedy opłatę proporcjonalnie.
4. Jeśli zmianę wymusza nowy przepis lub decyzja organu i nie da się zachować tych terminów, zmiana może wejść w życie wcześniej.

§ 16. Prawo właściwe i postanowienia końcowe

1. Umowa i regulamin podlegają prawu polskiemu.
2. Spory postaramy się najpierw rozwiązać polubownie. Jeśli to się nie uda, rozstrzyga je sąd powszechny właściwy dla miejsca wykonywania działalności przez Usługodawcę, a wobec osób, o których mowa w § 14, sąd właściwy według przepisów ogólnych.
3. W sprawach nieuregulowanych w regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz Umowę powierzenia. W sprawach danych pacjentów pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.
4. Oświadczenia związane z Umową (zamówienia, wypowiedzenia, reklamacje) można składać e‑mailem.
5. Regulamin obowiązuje od 8 października 2026 r.